• Телеграмм
  • Одноклассники
  • В Контакте
  • facebook
  • instagram
  • twitter
  • whatsapp
  • #
  • #
Записаться на прием
  • #
    95% Успешных дел
  • #
    Разумные цены
  • #
    Комплексный подход
  • #
    20 лет опыта

КОРОНАВИРУС: ПЕРЕВОДИМ РАБОТНИКОВ НА «УДАЛЕНКУ»

В связи с пандемией коронавируса, начавшейся в 2020 году, многие работодатели были вынуждены временно переводить часть (а в некоторых случаях – всех) работников на удаленный режим работы.  Происходило это по-разному: кто-то перезаключал трудовые договоры (расторгал ранее действовавшие трудовые договоры и заключал трудовые договоры о дистанционной работе), кто-то оформлял дополнительные соглашения к трудовым договорам, кто-то издавал приказ о переводе работников на дистанционную работу. Были даже такие случаи, когда работодатели ограничивались устными договоренностями со своими работниками о том, что последние некоторое время будут работать из дома, не приходя в офис.

Кто же из них прав? Как работодателю лучше перевести сотрудников на период распространения коронавирусной инфекции на «удаленку», избежав в дальнейшем проблемных ситуаций? Какие документы необходимо при этом оформить? Давайте разберемся!

Наиболее правильным вариантом перевода сотрудников компании на режим удаленной работы представляется следующий подход:

Шаг 1 – определение категорий работников, которые в течение некоторого времени будут работать в дистанционном порядке (на данном этапе работодателю необходимо понять, какие сотрудники в организации могут выполнять свою трудовую функцию вне офиса).

Шаг 2 – направление работникам, относящимся к выбранным категориям, в письменном виде предложения о временном переводе на удаленный режим работы.

Важный момент – в самом предложении следует указать как можно больше условий такого режима – основание перевода на «удаленку», период времени, в течение которого работник будет работать вне офиса, и т.д. (в дальнейшем все эти условия будут прописаны в дополнительных соглашениях к трудовым договорам).

Шаг 3 – получение согласия от вышеупомянутых работников на предложение работодателя (желательно, чтобы сотрудники заявляли свое согласие (несогласие) на указанное предложение в письменном виде, для чего в тексте документа необходимо прописать обязанность работника по предоставлению письменного ответа на данное предложение – в этом случае, если в дальнейшем возникнут какие-либо споры, руководитель организации без особого труда сможет доказать, что работники не возражали по поводу их перевода на режим работы вне офиса).

Шаг 4 – документальное оформление перевода работников на удаленный режим работы. После получения от сотрудников согласия на изменение режима их работы работодатель:

  • оформляет дополнительные соглашения к трудовым договорам (образец такого дополнительного соглашения содержится в Приложении № 1 к этому информационному бюллетеню), после чего передает их вышеуказанным сотрудникам для подписания;
  • издает (в произвольной форме) приказ о временном переводе работников на режим удаленной работы и ознакомляет с ним всех переведенных сотрудников.

При переводе работников на «удаленку» следует обратить особое внимание на следующие моменты:

  • по оформлению перевода:

– запись о переводе на «удаленку» в трудовые книжки не вносится;

– удаленное рабочее место не является обособленным подразделением юридического лица – а значит, ставить его на налоговый учет не надо;

– в дополнительном соглашении к трудовому договору следует как можно более детально прописывать условия удаленного режима работы (основание перевода на «удаленку», период времени, в течение которого сотрудник будет работать вне офиса, график работы, способы взаимодействия работника с работодателем, график предоставления отчетности и т.д.);

Обратите внимание:

  • если работодатель некорректно пропишет в дополнительном соглашении условия удаленного режима работы (например, не укажет график работы), вследствие чего работник будет выполнять свои должностные обязанности не в полном объеме, привлечь его за это к ответственности не выйдет;
  • за ненадлежащее оформление дополнительного соглашения к трудовому договору есть риск привлечения к административной ответственности по части 4 или 5 статьи 5.27 КоАП РФ (поскольку такое соглашение является неотъемлемой частью трудового договора).
  • по заработной плате:

– уменьшение оклада сотруднику, работающему вне офиса, производить не нужно;

– в случае, если работник после перевода на удаленный режим трудится весь рабочий день и выполняет свою работу в полном объеме, работодатель не имеет права снижать ему размер выплачиваемой заработной платы;

  • по затратам работника на использование личного оборудования:

– трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя компенсировать сотруднику, работающему на «удаленке», расходы на связь, интернет и т.д. Данные вопросы, однако, могут быть урегулированы соглашением между работником и работодателем.

Важный момент – согласно позиции Федеральной службы по труду и занятости, при переводе сотрудников на удаленный режим работы работодатель должен обеспечить таким работникам соответствующие условия работы, дающие им возможность своевременно и в полном объеме выполнять задания и поручения руководства, а также связываться по всем вопросам с организацией. В случае, если работодатель не создаст подобные условия для работы, могут возникнуть конфликтные ситуации, которые суд, скорее всего, разрешит в пользу работника.

  • по возвращению работников с «удаленки»:

– по истечении срока, на который был установлен режим удаленной работы (в случае, если основания для его продления отпали), работодатель должен издать (в произвольной форме) приказ об обратном переводе сотрудников, работающих на «удаленке», на работу в офисе;

  • по расторжению трудового договора:

– увольнение дистанционного работника возможно только по основаниям, связанным с недобросовестным исполнением им своих обязанностей либо нарушением трудовой дисциплины.

Важно – в дополнительном соглашении к трудовому договору можно предусмотреть иные основания для увольнения сотрудника, работающего на «удаленке» (помимо тех, которые описаны выше), однако в случае, если по одному из таких оснований его уволят, работник посчитает такое увольнение незаконным и обратится в суд, а в суде оно будет признано дискриминирующим, работодателя обяжут не только восстановить данного сотрудника на работе, но и выплатить ему заработную плату за период вынужденного простоя.

Таким образом, перевод работников на удаленный режим работы является не особо трудной задачей – тем не менее, в процессе ее выполнения можно совершить множество различных ошибок, которые могут повлечь за собой негативные последствия для работодателя. Чтобы их не допустить, перед переводом работников на «удаленку» лучше проконсультироваться со специалистами, которые подскажут, как лучше всего организовать этот процесс, не нарушая при этом нормы действующего законодательства.

Приложение № 1. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору по вопросу временного перевода на удаленный режим работы (с примечаниями).

Дополнительное соглашение № 1

к трудовому договору от 27.04.2019 года № 17/1

г. Воронеж                                                                                             16.09.2020 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»), далее именуемое «Работодатель», в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны и Петров Петр Петрович, далее именуемый «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее дополнительное соглашение (далее – Соглашение) о нижеследующем:

  1. В связи с угрозой распространения в г. Воронеже новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV), на основании Указа Губернатора Воронежской области от 13.05.2020 г. № 184-у «О продлении действия мер по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия населения в Воронежской области в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19)» и Приказа генерального директора ООО «Ромашка» от 16.09.2020 г. № 86 «О временном переводе на дистанционную работу» Работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя (дистанционно) по адресу: 394006, г. Воронеж, ул. Челюскинцев, д. 101Б, кв. 485.

Примечание:

В Соглашении рекомендуется указывать адрес, по которому во время действия режима повышенной готовности Работник будет работать, а Работодатель – направлять ему при необходимости корреспонденцию.

  1. Для выполнения трудовой функции и осуществления взаимодействия между Работником и Работодателем по вопросам, связанным с ее выполнением, Стороны используют электронную почту, мобильную связь.

2.1. Контактные данные Работника: телефон +7 (900) 365-11-53, электронная почта petrov@romashka.ru.

2.2. Контактные данные Работодателя: телефон +7 (473) 235-47-20, электронная почта info@romashka.ru.

2.3. Контактные данные непосредственного руководителя Работника: телефон +7 (952) 838-98-15, электронная почта kovaleva@romashka.ru.

Примечание:

В Соглашении рекомендуется указывать как можно больше контактных данных – благодаря этому Работодатель сможет поддерживать бесперебойную связь с Работником в любой исключительной ситуации.

  1. Работнику на период дистанционной работы сохраняется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный правилами внутреннего трудового распорядка ООО «Ромашка»:
  • продолжительность рабочей недели – 40 часов;
  • пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями;
  • рабочие дни – с понедельника по пятницу;
  • выходные дни – суббота, воскресенье;
  • продолжительность ежедневной работы – 8 часов;
  • время начала работы – 9 ч 00 мин.;
  • время окончания работы – 18 ч 00 мин.;
  • перерыв для отдыха и питания продолжительностью один час с 13 ч 00 мин. до 14 ч 00 мин., который не включается в рабочее время и оплате не подлежит.

Примечание:

Для того, чтобы Работник не посчитал, что может самостоятельно выбрать себе режим рабочего времени и времени отдыха, работая вне офиса, Работодателю следует прописать данный режим в Соглашении (независимо от того, отличается он от прежнего режима работы или же нет). В случае, если Стороны договорились, что во время удаленного режима работы Работник будет работать неполный рабочий день (неделю), изменения в режиме работы необходимо указать в Соглашении (абз. 6 ч. 2 ст. 57, ч. 1-3 ст. 93, ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

  1. Приступая к ежедневной работе (а также по ее завершении) Работник направляет своему непосредственному руководителю по электронной почте, указанной в п. 2.3 Соглашения, сообщение о том, что он приступил к работе (окончил работу).

Примечание:

Работодателю желательно определить способ, которым Работник будет ставить своего непосредственного руководителя в известность о начале (окончании) своей работы. Благодаря этому можно будет контролировать дисциплину и вести учет фактически отработанного Работником времени, как требует ч. 4 ст. 91 ТК РФ.

  1. Работник выполняет работу дистанционно в соответствии с планом работы, который он получает от непосредственного руководителя по электронной почте, указанной в п. 2.3 Соглашения, еженедельно не позднее 11 ч 00 мин. понедельника. О выполнении плана работы Работник ежедневно не позднее 18 ч 00 мин. направляет отчет непосредственному руководителю по электронной почте, указанной в п. 2.3 Соглашения.

Примечание:

В Соглашении следует указать, каким образом Работник будет отчитываться о ходе выполнения порученных ему заданий – в таком случае предоставление им отчетов о выполненной работе будет являться его трудовой обязанностью; соответственно, если он нарушит ее по своей вине, Работодатель сможет привлечь его к дисциплинарной ответственности (ч. 1 ст. 192, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). Способ направления Работнику заданий также стоит прописать в Соглашении (как правило, он аналогичен механизму предоставления Работником отчетности по своей работе). 

  1. Работник выполняет трудовую функцию дистанционно с 17 сентября 2020 г. по 31 декабря 2020 г. Стороны договорились, что Работодатель может в любое время вызвать Работника в офис, если потребуется, раньше установленного срока (например, если отпадет необходимость работать в удаленном режиме). В таком случае Работнику будет направлено уведомление по электронной почте, указанной в настоящем Соглашении. Работник обязан выйти в офис Работодателя для выполнения трудовых обязанностей в дату, обозначенную в уведомлении.

Примечание:

В Соглашении необходимо указать срок, на который Работодатель переводит Работника на дистанционный труд. Если Работодатель не желает указывать конкретную дату, после которой Работник вернется в офис, он может обозначить событие, с наступлением которого Работник будет переведен в офис (например, это может быть особое распоряжение губернатора об окончании действия режима повышенной готовности на территории Воронежской области). Если Работодатель не хочет прописывать срок, на который Работник переводится на удаленный режим работы, лучше всего переводить Работника на такой режим на постоянной основе (в этом случае, когда отпадут основания для перевода на «удаленку», Стороны заключат новое дополнительное соглашение о том, что Работник возвращается на работу в офис).

  1. Все другие условия трудового договора от 27.04.2019 года № 17/1 считать неизменными и обязательными для исполнения Сторонами.
  2. Соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 27.04.2019 года № 17/1, вступает в силу с 16 сентября 2020 г. Составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному экземпляру для Работника и Работодателя.

Работодатель:                                        Работник:

 

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») 

 

 

Петров Петр Петрович

 

Экземпляр дополнительного соглашения от 16.09.2020 г. № 1 на руки получил(а):

 

___________________                _______________ / _______________________

                       (дата)                                                      (подпись)                              (расшифровка подписи)

 

Примечание:

В случае, если у Сторон есть усиленные квалифицированные электронные подписи, Соглашение можно подписать как электронный документ. Тем не менее, один бумажный экземпляр, подписанный Работодателем, все равно потребуется направить Работнику по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 4 ст. 312.1, ч. 1, 2 ст. 312.2 ТК РФ).

Информация, размещенная на настоящем интернет сайте, не является публичной офертой, установленной в п. 2 ст. 437 ГК РФ.