ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа.

Электронная книжка обеспечивает постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а также открывает новые возможности кадрового учета для работодателей. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Как такового физического носителя у электронной трудовой книжки нет – она реализуется только в цифровом формате.

Работодатель предоставляет сведения о трудовой деятельности застрахованного лица через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи или же путем обращения в Клиентскую службу территориального органа Пенсионного фонда России (ПФР).

Что же касается самого застрахованного лица – тот может просматривать свою электронную трудовую книжку через Личный кабинет гражданина на сайте ПФР, портале Государственных услуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

Обратите внимание – по желанию работника сведения о его трудовой деятельности могут быть ему предоставлены в виде бумажной выписки, которую он может получить, обратившись к своему работодателю по последнему месту работы либо направив соответствующий запрос в территориальный орган ПФР или многофункциональный центр (МФЦ). Услуга предоставляется без какой-либо привязки к месту жительства или работы человека (по экстерриториальному принципу).

Основными преимуществами электронной трудовой книжки являются следующие моменты:

1) работник сможет:

• в дистанционном порядке устраиваться на работу;
• при устройстве на работу предъявлять трудовую книжку в электронной форме с цифровой подписью, а при увольнении – забирать ее в бумажном или электронном виде;
• просматривать сведения о своей трудовой деятельности, используя смартфон;
• оперативно получать информацию из электронной трудовой книжки: как в электронном виде (через личный кабинет на сайте ПФР или портал государственных услуг), так и в бумажном виде (у работодателя по последнему месту работы, либо через заявку в территориальный орган ПФР или МФЦ);
• проверять, что работодатель своевременно отчисляет страховые взносы с его зарплаты;
• пользоваться некоторыми государственными услугами по данным электронной трудовой книжки;
• оформлять пенсию по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
• исключить возможные судебные разбирательства из-за того, что работодатель не отдал трудовую книжку при увольнении;

2) работодатель получит:

• сокращение издержек на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
• удобную и быструю обработку данных, доступность информации о трудовой деятельности работника и простоту ее получения;
• минимизацию риска внести ошибочные, неточные и недостоверные сведения в электронную трудовую книжку;
• отсутствие штрафов за неправильное ведение трудовой книжки;
• исчезновение риска утратить сведения о трудовой деятельности работника;
• оперативную аналитическую обработку данных электронной трудовой книжки;
• высокий уровень защиты персональных данных работников.

В то же время, у электронных трудовых книжек имеются и свои недостатки:

• риск утечки информации в результате взлома баз данных либо компьютерного сбоя;
• дополнительные затраты на разработку (доработку) программы кадрового учета либо покупку новой программы в связи с вводом электронных трудовых книжек, а также на ее техническую поддержку;
• отсутствие доступа к Интернету либо неумение им пользоваться – несмотря на развитие информационных технологий, в настоящее время далеко не у всех людей есть возможность постоянного выхода в Интернет (особенно это касается тех граждан, которые живут и работают в сельских поселениях), также есть люди, которые недостаточно хорошо умеют в нем ориентироваться;
• боязнь работников старшего поколения остаться «без бумажки» (только с электронными данными) – многие из них не доверяют электронным трудовым книжкам, отдавая предпочтение их бумажным аналогам.

Как можно увидеть, плюсов у электронных трудовых книжек значительно больше, чем минусов (тем не менее, кому-то отрицательные стороны ведения электронных трудовых книжек могут показаться слишком значимыми – в таком случае лучше всего отказаться от предложения перейти на цифровой формат трудовой книжки), поэтому логично будет описать механизм перевода трудовой книжки в электронный вид.

Итак, как же перейти на электронную трудовую книжку?

Для осуществления такого перехода работнику необходимо написать заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. В этом случае он получит бумажную трудовую книжку на руки с соответствующей записью о сделанном выборе (сама книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной).

Обратите внимание – бумажную трудовую книжку в обязательном порядке необходимо сохранить, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения, начиная с 2020 года.

Если же работник желает, чтобы работодатель продолжил вести трудовой книжки в традиционном (бумажном) формате, он может:

а) написать работодателю заявление о продолжении ведения последним трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ;

б) либо не писать никакого заявления (в этом случае работодатель также продолжит вести бумажную трудовую книжку).

Важный момент – работники, которые впервые трудоустроятся в 2021 году (или позднее), уже не смогут выбрать формат трудовой книжки; их документы будут вестись исключительно в цифровом варианте.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям – соответственно, в случае смены места работы он может не бояться того, что работодатель откажется вести его трудовую книжку в традиционном (бумажном) формате.

Если же, напротив, после подачи работником письменного заявления о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки он захочет перейти на электронную трудовую книжку, никто не мешает ему в последующем подать работодателю соответствующее письменное заявление.

Что необходимо знать работодателю об электронной трудовой книжке?

Обозначим ключевые моменты:

1. В течение 2020 года работодателям необходимо осуществить ряд мероприятий, в частности:

– принять или изменить локальные нормативные акты, регулирующие вопросы, связанные с ведением трудовых книжек работников, с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);

– подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры (в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ);

– обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности работников для их последующего хранения в базах данных ПФР;

– уведомить каждого работника (в письменной форме) до 31 октября 2020 года включительно об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений (о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде). За отсутствие такого уведомления работодатель может быть привлечен к административной ответственности!

2. По запросу работника, на которого ведется только электронная трудовая книжка, работодатель должен предоставить ему сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в соответствующем заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя)):

а) в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

б) при увольнении – в день расторжения трудового договора.

Соответствующее заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

В случае если в день расторжения трудового договора работодатель не может выдать работнику сведения о трудовой деятельности в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, он обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

3. С введением электронных трудовых книжек работодатель начал нести ответственность:

– за задержку предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника (если эта задержка произошла по его вине);

– за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;

– за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности работника в территориальный орган ПФР.

Важный момент – если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.

Цены на услуги адвокатского бюро Дмитриев и партнеры

[table “lt2gt” not found /]

Если у вас есть вопросы по теме, обращайтесь в наше бюро:

+7 (473) 203-85-45

E-mail:   info@dmitriev-advokat.ru

Skype:   dmitriev-advokat

Также для заказа услуги по составлению документов вы можете заполнить специальную форму на нашем официальном сайте.